URP - Ufficio relazioni con il Pubblico

Pubblicato: 05 Luglio 2020

Gli uffici di segreteria sono situati in:

Largo Cartesio n. 1,
Verdellino, località Zingonia (BG)

Telefono: +39 035 884516

Fax: +39 035 872770

ORARI DI APERTURA

Da Lunedì a Venerdì
dalle ore 11,00 alle ore 13,30

Su appuntamento da concordare con il personale di segreteria
dalle ore 14,30 alle ore 15,30

Sabato
dalle ore 9,00 alle ore 12,00

Nei periodi di sospensione delle attività didattiche e nei mesi di luglio e agosto saranno osservati i seguenti orari:

Dal LUNEDI' AL VENERDI'

dalle ore 10,00 alle ore 13.00

CHIUSURA NEI GIORNI PREFESTIVI E SABATI: vedi allegato

Contatti: Telefono: 0350884516
Fax: 035 872770
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Il personale amministrativo

Direttrice S.G.A.: Sig.ra Daniela Ravasi
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Il Dsga:
- Sovrintende ai servizi generali e amministrativo-contabili e ne cura l’organizzazione;
- Elabora il Programma Annuale, le Variazioni e il Conto Consuntivo e la tenuta dei registri obbligatori;
- Provvede al calcolo delle retribuzioni lorde imponibili spettanti al personale supplente breve, alla determinazione degli importi di tutti i compensi accessori da liquidare al personale dell’ istituto (Ore in supero – Funzioni Strumentali Docenti – Incarichi Specifici al personale ATA – Compensi FIS – ecc…) e provvede all’inserimento dei compensi stessi nel Service Personale Tesoro – Cedolino Unico;
- Liquida i compensi al Personale “fuori sistema” (compensi con fondi non Statali o non gestiti tramite la procedura del Cedolino Unico)
- Cura tutti gli adempimenti fiscali, contributi e previdenziali
- Redige le dichiarazioni fiscali, retributive e contributive
- Effettua i pagamenti e le riscossioni ed emette i relativi mandati di pagamento e reversali di incasso;
- Predispone e invia i monitoraggi dei flussi di cassa e la rilevazione oneri;
- Provvede all’ aggiornamento dei dati delle fatture elettroniche (Piattaforma Certificazione Crediti);
- Provvede agli adempimenti previsti dall’ art. 1 c.32 L.190/2012, D.Lgs.vo 33/2013 modificato dal Decreto legislativo 25 maggio 2016, n. 97;
- Gestisce i Progetti Autonomia inseriti nel Programma Annuale e provvede alla definizione e alla stesura dei contratti;
- Provvede alla raccolta della documentazione relativa ai contratti stipulati nell’ambito dei progetti autonomia (richiesta autorizzazione nulla – osta, ecc…);
- Gestisce l’inserimento nell’albo on-line della documentazione relativa a: procedura reperimento esperti, incarichi autorizzati e assegnati al personale, ecc…
- Anagrafe prestazioni collaborazioni occasionali - collaborazioni esterne
- Inquadramenti economici contrattuali e Riconoscimenti dei servizi in carriera
Il Direttore S.G.A. organizza la propria presenza in servizio ed il proprio tempo lavoro per n. 36 ore settimanali, secondo criteri di flessibilità, assicurando il rispetto delle scadenze amministrative e la presenza negli organi collegiali nei quali è componente di diritto.
La sostituzione del D.S.G.A., in tutti i casi di assenza, verrà svolta dal titolare dell’incarico specifico.

Sostituto del Direttore dei Servizi GG.AA., Collaborazione DSGA, Acquisti - Piano diritto allo Studio, Inventario: Ceruti Ramona
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- Rilevazione mensile presenze Personale ATA e attivazione software AXIOS per la gestione informatizzata delle presenze
- Collaborazione con il DSGA nella gestione del personale ATA
- Protocollo SD: posta in entrata non assegnata ad altro personale – Controllo Intranet – sito USR Lombardia e AT Bergamo – Aggiornamento e Backup Programma AXIOS.
- TFR per i casi previsti dalla normativa e eventuali dichiarazioni amministrative per il personale a tempo determinato
- Prospetto compensi accessori liquidati al personale
- Progetti in rete: rendicontazione, ecc…
- Pratiche Fondo Espero
Sicurezza
- Documentazione “sicurezza”: iscrizione corsi aggiornamento, collaborazione con il DS, RSPP e con la referente d’istituto per la sicurezza per la predisposizione della documentazione richiesta e relativi adempimenti.
Acquisti materiale
- Raccolta richieste d’acquisto - Richieste preventivi - Richiesta CIG e/o CUP
- Predisposizione quadri comparativi delle offerte e procedura acquisti piattaforma MEPA
- Stesura degli ordini
- Gestione della consegna del materiale
- Rapporti con i fornitori
- Riordino della documentazione relativa alla procedura d’acquisto (delibera – ordinazione – bolla di consegna – fattura - DURC)
- Verifica versamenti contributi genitori alunni ecc…(visite istruzione / assicurazione / teatro...)
- Attivazione e gestione software PAGOPA e relativi adempimenti (in collaborazione con Bacis P.).
Piano diritto allo studio: invio richieste d’acquisto all’amministrazione comunale dei beni inventariabili
Inventario dei Beni dello Stato
- Predisposizione dei verbali di collaudo delle merci inventariabili
- Discarico dei beni - Passaggio di gestione, ecc…
- Pratiche scarto d’archivio
- Sostituzione colleghi assenti in altri settori
- Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.

Gestione Personale: ---
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- Gestione stato giuridico del personale
- Tenuta dei fascicoli personali di tutti i dipendenti: compreso fascicolo elettronico – SIDI.
- Individuazione personale a tempo determinato e supplenti temporanei Scuola dell’Infanzia – Primaria e Secondaria di 1° - Funzione convocazione SIDI per supplenze;
- Controllo graduatorie di istituto per comunicazioni di aggiornamento e/o variazioni;
- Stipula contratti di assunzione - Assunzione in servizio
- Provvede alle nomine del personale docente ed ATA relative alla Privacy
- Emissione di tutti i contratti di lavoro e relativo inoltro agli enti preposti
- Gestione presenze e assenze del personale docente: registrazione assenze sistema informatico SIDI, comunicazioni statistiche assenze mensili, rilevazione tasso assenze per pubblicazione sito web dell’ istituto;
- Emissione relativi decreti e visite medico fiscali
- Pratiche rivalsa terzi
- Organici e trasferimento personale
- Tenuta registri obbligatori
- Comunicazioni attraverso il sistema informatico di assunzioni e di modifiche del rapporto (contratti, trasferimenti, organici, licenziamenti…)
- Periodo di prova e relativa Documentazione di rito
- Autorizzazione esercizio libera professione/Incarichi
- Predisposizione e aggiornamento graduatorie interne di istituto (in assenza di altro personale addetto)
- Procedimenti pensionistici
- Sostituzione colleghi assenti in altri settori
- Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.

Gestione Protocollo, Convocazioni Organi Collegiali, Collaborazione gestione del personale

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Predisposizione posta per inoltro ufficio postale e uffici di competenza
Rilevazione mensile spese postali

Collaborazione gestione del personale:

Ricerca supplenti (personale ATA e collaborazione nella ricerca del personale docente per tutti gli ordini di scuola)
Gestione dei fascicoli personali di tutti i dipendenti: in particolare nella trasmissione e inserimento dati nuovi dipendenti;
Dichiarazione servizi docenti e ATA (inserimento dati SIDI).
Predisposizione e aggiornamento graduatorie di istituto
Corsi di aggiornamento: rilascio attestati
Convocazioni OO.CC. - RSU
Comunicazione scioperi – rilevazione - Assemblee
Convocazione delle commissioni
Circolari Interne
Referente per Dirigente Scolastico/ collaboratore del D.S.
Sostituzione colleghi assenti in altri settori
Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza
Gestione graduatorie interne soprannumerari
Gestione domande supplenza graduatorie personale ATA
Supporto ufficio gestione del personale con particolare riferimento ai controlli di veridicità delle domande di supplenza del personale assunto.

Gestione alunni, Scuola Secondaria di 1° grado, Viaggi/Visite Istruzione: ---
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- Gestione alunni Scuola secondaria di 1° e relative pratiche inerenti (Anagrafe nazionale alunni, dati organico, ecc….) e relazioni con gli altri istituti
- Inserimento e aggiornamento dati alunni – genitori - classi
- Gestione fascicoli personali alunni e Richiesta e trasmissione documenti
- Emissione certificati e rilascio copie documentazione agli atti (accesso agli atti)
- Tenuta dei registri (certificati, diplomi, pagelle, esami)
- Gestione scrutini e di tutte le operazioni commesse agli esami di licenza
- Gestione pagelle e tabelloni
- Compilazione statistiche e monitoraggi
- Iscrizioni – trasferimenti – nulla osta – Attività sportiva (nel caso di attivazione)
- Gestione adempimenti “diete” alunni
- Diplomi di Licenza Scuola Secondaria di 1° grado
- Gestione richieste di tirocinio
- Libri di testo
- Gestione infortuni Alunni e Personale dipendente e tenuta registro (in collaborazione con l’assistente Manieri D.)
- Elezioni organi collegiali (predisposizione dei materiali relativi alla componente genitori)
- Gestione comodato d’uso dispositivi DAD (in collaborazione con Manieri D.)
- Gestione segnalazione manutenzioni (in collaborazione con Manieri D.)
- Gestione software PAGOPA e relativi adempimenti (collaborazione con Ceruti R.)
- Viaggi e visite di istruzione e GSS: preventivi – prospetto comparativo – assegnazione incarico trasporto
- Sostituzione colleghi assenti in altri settori
- Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.

Gestione alunni Scuola dell'Infanzia, Scuola Primaria, Rapporti con Amministrazione Comunale: Manieri Daniela
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• - Gestione alunni Scuola dell’infanzia – Primaria e relative pratiche inerenti (Anagrafe nazionale alunni, dati organico, ecc….) e relazioni con gli altri istituti
- Inserimento e aggiornamento dati alunni – genitori – classi
- Gestione fascicoli personali alunni e Richiesta e trasmissione documenti
- Emissione certificati e rilascio copie documentazione agli atti (accesso agli atti)
- Tenuta dei registri (certificati, diplomi, pagelle, esami)
- Gestione scrutini e di tutte le operazioni commesse agli esami
- Gestione pagelle e tabelloni
- Compilazione statistiche e monitoraggi
- Iscrizioni – trasferimenti – nulla osta
- Gestione adempimenti “diete” alunni
- Assicurazione Integrativa
- Libri di testo ed eventuali Cedole librarie
- Gestione infortuni Alunni e Personale dipendente e tenuta registro ( in collaborazione con l’assistente Manieri D.)
- Elezioni organi collegiali (predisposizione dei materiali relativi alla componente genitori – docenti - ATA)
- Rapporti con l’amministrazione Comunale
- Concessione uso locali scolastici
- Sostituzione colleghi assenti in altri settori
- Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.
Norma di Riferimento: Decreto Legislativo 33/2013 e s.m.i
Art. 13 - Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi:
b) all'articolazione degli uffici, le competenze e le risorse a disposizione di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici;
c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche.